Fortschrittliche Technik und K+W, das passt einfach zusammen! Nachdem das papierlose Unternehmen hier schon seit Jahren Realität ist, wurden nun auch alle Warenwirtschaftsprozesse vollumfänglich digitalisiert und mittels eigens entwickelter Software- und Hardwarelösungen unternehmensweit eingeführt.

Fortschrittliche Technik, modernste Arbeitsmittel und Digitalisierung der internen Prozesse sind maßgebend für den Arbeitsalltag bei K+W. Und das nicht nur für die zahlreichen Sicherheitsgewerke, die K+W anbietet, sondern auch für die internen Prozesse. Schon seit Jahren investiert das Unternehmen jährlich viel Zeit und Geld in Entwicklung und Kauf neuester Hard- und Software.
Ziel: die vollständige Digitalisierung sämtlicher Unternehmensprozesse.

Viele Monate wurde nicht nur in den Gummersbacher Neubau mit großer moderner Logistikhalle investiert, sondern auch in die hausinterne Eigenentwicklung eines eigenen Warenwirtschaftssystems und entsprechenden Hardwarekomponenten.

„Mit unserem Lagerumzug in unsere neue Logistikhalle, die über insgesamt 15.000 Lagerplätze verfügt, konnten wir unser bisher schon umfangreiches Teile- & Kommissionslager noch deutlich erweitern. So sind wir nahezu unabhängig von Lieferengpässen unserer Lieferanten und können unsere Kunden noch schneller mit Ersatzteilen bedienen und Projekte flexibler bearbeiten“, erzählt Oliver Königs, K+W Geschäftsführer.

„Da wir schon seit Jahren darauf hinarbeiten, all unsere Prozesse zu digitalisieren und wir darüber hinaus das Glück haben, das Knowhow für komplexe Software- & Hardware-Entwicklung hier in den eigenen Reihen zu haben, haben wir in diesem Zug direkt auch sämtliche Lager- & Logistikprozesse vollumfänglich überarbeitet“, ergänzt Peter Theis, zweiter K+W Geschäftsführer.

Schon beim Betreten der neuen Lager- & Logistikhalle wird deutlich: hier wird Lager- & Warenwirtschaft professionell betrieben. Vom kleinsten Ersatzteil bis hin zu großer Palettenware hält der Gummersbacher Experte für Sicherheitstechnik sämtliche Ersatzteile und Auftragsware für seine Kunden bereit. Und nicht nur das: über den selbst entwickelten Wareneingangsscanner können sämtliche Teile in Sekundenschnelle digital abgerufen und identifiziert werden, inklusive Bildmaterial, Herstellerangaben und Direkt- Katalogzugriff sowie der Segment-genauen Angabe, an welchem der über 15.000 Lagersegmente dieser Artikel im K+W Lager zu finden bzw. zu platzieren ist.

Der Wareneingangsscanner wurde seitens K+W sowohl software- als auch hardwareseitig hausintern entwickelt, um genauestens nachzuvollziehen, welche Ware den Warenein- und Warenausgang passiert, welcher Mitarbeiter welchen Artikel wann erfasst, abgeholt oder retourniert hat und in welcher Anzahl dieser nun an welchem Lagerplatz verfügbar ist.

„Hier sind viele Monate Arbeit hineingeflossen. Und zwar nicht nur in die Entwicklung der eigentlichen Hard- & Software, sondern auch in die Planung und Segmentierung unseres Lagers und dann natürlich in die Umsetzung in der Praxis. Denn viele Dinge, die sich in der Theorie so leicht abbilden ließen, warfen in der Praxis dann doch wieder Unklarheiten und Missverständnisse auf, was im Rahmen einer Digitalisierung natürlich unbedingt vermieden werden sollte. Daher haben wir über einen langen Zeitraum entwickelt, getestet, durchgespielt und dokumentiert, bevor wir die Systeme dann tatsächlich in unsere Warenlogistik eingeführt haben“, erzählt Peter Theis.

„Wir erhoffen uns dadurch, dass zukünftig sämtliche Prozesse sowohl für den Warenein- als auch -ausgang komplett routiniert und eingespielt sind. Und für jeden noch so kleinsten Artikel in unserem Lager genauestens nachvollzogen werden kann, an welchem Lagersegment und in welcher Anzahl er vorrätig ist und von wem wann eine Materialannahme, -entnahme- oder -rückgabe getätigt wurde. Damit werden unsere Lagerbestände zu 100% transparent und digital einsehbar und wir können schnellstens auf neuen Materialbedarf reagieren“, berichtet Oliver Königs.

Anhand der individuellen Mitarbeiter-Transponder, die auch dem firmenweiten Zutrittskontrollsystem dienen, können sich die Mitarbeiter am Wareneingangscanner anmelden, um Kommissionsware oder auch persönliches Mitarbeiterinventar abzuholen oder zu retournieren. Dabei wird jeder Vorgang digital erfasst und dokumentiert.

Um sämtliche Artikel überhaupt scannbar und erkennbar zu machen, wurde die Software des Wareneingangsscanners – der im Übrigen nicht nur Paket- sondern sogar ganze Palettenlieferungen erfassen kann – über Google an eine weltweite Artikeldatenbank angebunden. Somit ist nahezu jeder Artikel, der hier gescannt wird, auch digital vorhanden. Und sollte ein Artikel tatsächlich einmal nicht digital in der Datenbank vorhanden sein, greift eine weitere K+W Eigenentwicklung.

Mit unserem Artikel-Erfassungsscanner können wir in solchen Fällen genauesten individuell erfassen, wie groß und wie schwer ein Artikel ist, welche sonstigen individuellen Eigenschaften er hat und welche Lagerplatzgröße er benötigt. So wird er dann manuell in der Datenbank als neuer Artikel angelegt und erfasst. Somit wird es künftig keine Artikel mehr geben, die von unserem System nicht digital erfassbar sind“, freut sich Oliver Königs.

Aktuell müssen sich die neuen Prozesse und die digitale Handhabung bei den Mitarbeitern erst noch einspielen und wie bei allem, müssen für eine erfolgreiche Umsetzung auch klare Regeln befolgt werden. „Aber wir sind sehr zuversichtlich, dass die neue Warenlogistik schnell und intuitiv von allen angenommen wird und damit einen weiteren großen Beitrag dazu leistet, dass K+W schon ganz zeitnah in sämtlichen Prozessen erfolgreich digital arbeitet“, so Peter Theis.

Dass Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen funktioniert, wenn sie denn professionell aufgesetzt und konsequent umgesetzt wird, hat K+W schon in der Vergangenheit bewiesen. So werden bereits seit Jahren diverse interne Prozesse papierlos und vollkommen digital abgewickelt – sei es über die firmenweite KWapp, mit der sich Zeitbuchungen, Terminplanungen, Wartungen, Urlaubswünsche oder das Inventar jedes einzelnen Mitarbeiters verwalten lassen oder über die die eigens entwickelte Werkzeugausgabestation. Hierüber können sich die K+W Mitarbeiter Werkzeuge und Autos aus dem Pool leihen, die dann vollautomatisch auf das virtuelle Inventar des Mitarbeiters gebucht werden, so dass stets nachvollzogen werden kann, welches Fahrzeug oder Werkzeug sich wo befindet.

Und auch für die K+W Kunden laufen viele Prozesse bereits seit Jahren vollkommen digital. So werden Wartungen, Inspektionen, Service und Projekte papierlos bearbeitet und ohne Verzögerung an die nächste bearbeitende Abteilung weitergegeben werden. Kunden von K+W quittieren die Arbeit auf einem Tablet oder Handy.

Und von der neuen volldigitalisierten Warenlogistik profitieren die K+W Kunden und Neukunden nun erneut: denn ab sofort können Kunden noch schneller mit Ersatzteilen bedient werden und Neuprojekte flexibler bearbeitet und beliefert werden.

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